Een raad is een orgaan van een rechtspersoon. Ze bestaat uit leden die bepaalde taken en bevoegdheden hebben. Een reglement geeft daar invulling aan, en schrijft voor hoe de raad te werk gaat.
Dit reglement is bedoeld als uitgangspunt voor het inrichten en organiseren van een raad binnen een rechtspersoon. Veel bepalingen zijn standaard, maar er staan ook artikelen in die je moet aanpassen aan de beoogde rol, samenstelling en werkwijze van de raad. Zo staat in dit reglement bijvoorbeeld dat de raad advies geeft, besluiten bij meerderheid neemt, samenwerkt met het bestuur en dat ze zelf haar eigen leden benoemt. Lees alles dus goed door, pas aan waar nodig, raadpleeg specialisten en neem voor vragen contact met ons op.
Na het opstellen van een reglement kun je de raad formeel instellen en benoemingen vastleggen, bijvoorbeeld via een besluit of notulen waarin naar het reglement wordt verwezen.
Dit document is een voorbeeld. Het gebruik ervan is op eigen risico. Aarzel niet om een specialist in te schakelen. Stichting het Algemeen Belang en andere betrokkenen die dit document ontwikkelen aanvaarden geen aansprakelijkheid.
Rechtspersoon heeft besloten een Naam van de Raad in te stellen. Dit reglement geeft uitvoering aan dat besluit.
1.1.2
De statuten van Rechtspersoon voorzien in de mogelijkheid tot het instellen van een Naam van de Raad. Dit reglement geeft uitvoering aan deze bepaling.
1.2. Invulling
1.2.1
Als aanvulling op de statuten en toepasselijke wet- en regelgeving wordt in dit reglement nadere invulling gegeven aan de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de Naam van de Raad.
1.3. Binding
1.3.1
Leden van de Naam van de Raad en Rechtspersoon zijn bekend met de inhoud van dit reglement en zijn aan deze inhoud gebonden.
1.4. Definities
1.4.1
In dit document hebben de volgende begrippen de daarachter vermelde betekenis: “de Raad“: Naam van de Raad; “Rechtspersoon”: Volledige naam rechtspersoon, ingeschreven in de KVK met nummer KVK nummer rechtspersoon; “de Organisatie”: Rechtspersoon en de daaraan verbonden onderneming.
Artikel 2 - Taken en bevoegdheden
2.1. Doelstelling
2.1.1
De Raad heeft als doel: Doelstelling van de Raad.
2.1.2
In haar handelen stelt de Raad haar doelstelling centraal. Ze weegt daarbij de behoeften en wensen van belanghebbenden en andere betrokkenen af.
2.2. Taken
2.2.1
De Raad heeft als voornaamste taak: Voornaamste taak.
2.2.2
De Raad rekent daarnaast in ieder geval de volgende taken tot haar verantwoordelijkheid:
Rechtspersoon gevraagd en ongevraagd bijstaan met advies
Rechtspersoon bijstaan met een luisterend oor
Toezicht houden op en advies geven over de realisatie van doelstellingen
2.3. Bevoegdheden
2.3.1
Rechtspersoon verschaft de Raad gevraagd en ongevraagd alle informatie die zij nodig heeft voor een goede uitvoering van haar taken.
2.3.2
Leden van de Raad hebben het recht vergaderingen van Rechtspersoon bij te wonen en daar het woord te voeren.
2.3.3
Besluiten van Rechtspersoon die aan goedkeuring van de Raad zijn onderworpen zijn: Vaststelling en wijziging van …
Artikel 3 - Samenstelling
3.1. Omvang en benoeming
3.1.1
De Raad bepaalt haar eigen omvang.
3.1.2
De Raad streeft naar een omvang van minimaal 3 en maximaal 7 leden.
3.1.3
De eerste drie leden worden benoemd door Rechtspersoon.
3.1.4
De Raad benoemt daarna zelf de eigen leden.
3.1.5
Leden van de Raad worden benoemd voor een periode van maximaal duratie lidmaadschap (jaren).
3.1.6
Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal duratie lidmaadschap (jaren) plaatsvinden.
3.2. Voorzitter
3.2.1
De Raad wijst uit haar midden een voorzitter aan.
3.2.2
De voorzitter treedt op als woordvoerder van de Raad.
3.2.3
De voorzitter is het voornaamste aanspreekpunt van de Raad.
3.3. Eigen functioneren
3.3.1
De Raad is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar functioneren.
3.3.2
De Raad evalueert ten minste eenmaal per jaar haar eigen functioneren als collectief en dat van de individuele leden, en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden.
3.4. Onafhankelijkheid en representatie
3.4.1
De Raad streeft naar een zodanige samenstelling dat de leden ten opzichte van elkaar en van de Rechtspersoon onafhankelijk en kritisch hun taak kunnen uitoefenen.
3.4.2
De Raad streeft naar een zodanige samenstelling dat de leden gezamenlijk beschikken over ervaring en expertise op het gebied van [invullen].
3.4.3
De Raad wijst uit haar midden ten minste één lid aan om de belangen van [invullen] te vertegenwoordigen.
3.5. Ontstentenis of belet
3.5.1
Bij tijdelijke of definitieve afwezigheid van een lid van de Raad worden diens taken en bevoegdheden waargenomen door de overblijvende leden.
3.5.2
Een niet voltallige Raad behoudt haar bevoegdheden.
3.5.3
Bij afwezigheid van alle bestuursleden wordt de Raad opnieuw samengesteld door Rechtspersoon.
3.6. Aftreden
3.6.1
Een lid van de Raad treedt af bij onvoldoende functioneren of structurele onverenigbaarheid van belangen.
Artikel 4 - Werkwijze en besluitvorming
4.1. Overeenstemming
4.1.1
De leden van de Raad nemen naar buiten toe overeenstemmende standpunten in over belangrijke kwesties, principekwesties en zaken van algemeen belang.
4.2. Besluiten in vergaderingen
4.2.1
Besluiten van de Raad worden in beginsel genomen in een vergadering.
4.2.2
Besluiten kunnen ook buiten vergadering worden genomen mits het voorstel aan alle leden is voorgelegd, niemand bezwaar maakt, het besluit unaniem is, en het schriftelijk wordt vastgelegd.
4.3. Stemming
4.3.1
De Raad streeft naar unanimiteit op basis van het consentbeginsel.
4.3.2
Als unanimiteit niet mogelijk is, geldt een gewone meerderheid van stemmen tenzij anders bepaald.
4.3.3
Ieder lid heeft één stem.
4.3.4
Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
4.3.5
Bij stakende stemmen wordt het besluit voorgelegd aan Rechtspersoon, waarna opnieuw wordt gestemd.
4.3.6
Een lid kan zich bij volmacht laten vertegenwoordigen door een ander lid.
4.4. Frequentie van vergaderingen
4.4.1
De Raad vergadert zo vaak als nodig is voor goed functioneren, en minimaal een keer per jaar
4.4.2
Vergaderingen worden zo veel mogelijk vooraf ingepland.
4.4.3
Tussentijdse vergaderingen worden belegd op verzoek van de voorzitter of twee of meer leden.
4.5. Bijeenroepen en agenda
4.5.1
Leden worden minimaal zeven dagen van tevoren opgeroepen.
4.5.2
Bij de oproep wordt een agenda gevoegd.
4.5.3
Vergaderingen op verzoek van leden worden binnen dertig dagen belegd.
4.5.4
De voorzitter kan spoedvergaderingen bijeenroepen buiten de oproeptermijn, mits alle leden zijn geïnformeerd en instemmen.
4.6. Verslaglegging
4.6.1
Van elke vergadering wordt verslag opgemaakt.
4.6.2
Het verslag geeft inzicht in de besluitvorming.
4.6.3
Het verslag wordt vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering.
4.6.4
Verslagen worden gearchiveerd.
4.6.5
Het archief van verslagen is toegankelijk voor leden van de Raad en het bestuur van Rechtspersoon.
4.7. Aanwezigheid
4.7.1
Een vergadering vindt alleen plaats als een meerderheid van de leden aanwezig is.
4.7.2
Bij afwezigheid van de voorzitter wijst de Raad een vervanger aan.
4.7.3
Een lid neemt niet deel aan besluitvorming bij tegenstrijdig belang.
4.7.4
Minimaal één bestuurslid van Rechtspersoon woont de vergaderingen bij en heeft een adviserende stem.
Artikel 5 - Overig
5.1 Wijzigen van dit reglement
5.1.1
Wijzigingen van dit reglement worden bij besluit van de Raad vastgesteld.
5.1.2
Indien een bepaling nietig of ongeldig is, blijven de overige bepalingen gelden; de Raad stelt dan een nieuwe bepaling vast die de oorspronkelijke bedoeling benadert.
5.1.3
Wijzigingen zijn onderworpen aan goedkeuring door Rechtspersoon.
5.2 Rechtskeuze
5.2.1
Op dit reglement is Nederlands recht van toepassing.
5.2.2
Bij strijdigheid met de wet of statuten prevaleren deze boven het reglement.
5.3 Vergoeding
5.3.1
Leden van de Raad ontvangen geen vaste vergoeding.
5.3.2
Rechtspersoon verstrekt geen leningen of garanties aan leden van de Raad, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf.
5.3.3
Reiskosten voor vergaderingen worden vergoed door Rechtspersoon.
